人数が減ったときも貸切にできるのか。19時は集合時刻か、料理を出す時刻か。会計をする幹事は当日来るのか。通常の予約項目に、団体ならではの確認を足しておきましょう。
幹事との確認に使えるチェックリスト
| 確認事項 | 決めておく内容 |
|---|---|
| 人数 | 現在の予定人数、最終確定の日時、その後の増減の連絡方法 |
| 時間 | 幹事の入店、参加者の受付、料理開始、終了・退店時刻 |
| 料理と料金 | コース内容、税込単価、飲み物、追加注文の扱い |
| 貸切の条件 | 利用範囲、最低利用金額がある場合の対象・不足時の扱い |
| 変更・取り消し | 全体キャンセルと減員、それぞれの期限・条件 |
| 当日の窓口 | 幹事名、つながる番号、支払い担当・方法、領収書の宛名 |
マイク、プロジェクター、装飾、荷物の搬入などは、利用する場合だけ追加します。使わない設備まで質問に並べる必要はありません。
人数の期限は「料理を決める日」と別にする
「人数は後日で大丈夫です」と伝えるなら、いつまでに知らせてもらうかも決めます。見込みの20名を確定人数として仕込むのも、開催当日まで何も決めないのも避けたいところです。
シチリア屋では、団体予約の内容確認と最終人数の確定を別の日程で案内しています。タパス神戸も、プラン変更と人数変更の期限を分けています。両店の期限をそのまま採用するのではなく、自店の発注・仕込みに合わせて区切る参考になります。シチリア屋の団体予約案内、タパス神戸の貸切Q&A
幹事への文面は「3日前まで」だけより、「［月日］［時刻］までに最終人数をお知らせください」と具体的にします。締切日に店が休みなら、受け取れる連絡手段も必要です。
幹事へ送る確認メールの文例
次の文例は、打ち合わせ内容を確認するためのものです。すでに予約が確定している場合は、冒頭を「ご予約内容の確認です」に変更してください。
件名：【貸切予約・内容確認】［開催日］／［店名］
［幹事名］様
お打ち合わせの内容をお送りします。現時点では［確認待ち／仮押さえ中］です。
・開催日：［年月日］
・人数：現在［人数］名様予定。最終確定は［月日・時刻］まで
・時間：幹事入店［時刻］／参加者受付［時刻］／料理開始［時刻］／退店［時刻］
・内容・料金：［コース名、税込単価、飲み物の扱い］
・貸切範囲：［店内全体／対象エリア］
・最低利用金額：［設定がある場合、対象費用と不足時の扱い］
・変更・キャンセル：［事前に案内する条件・期限］
・支払い：［支払い担当、方法、領収書の宛名］未確認：［残っている確認事項］
［月日］までにご確認・ご返信をお願いいたします。ご返信後、［確定までの手順］をご案内します。［店名・担当者・連絡先］
該当しない項目は削除します。「最低利用金額あり」だけでは、飲食代とは別にかかるのかが分かりません。設定するなら、何が金額に含まれ、人数減の場合どう扱うかまで事前に説明します。
仮押さえをするなら、期限と対象を残す
「空いています」と「押さえておきます」は別です。仮押さえを受ける場合は、日時・部屋や範囲・人数の目安・回答期限・期限後の扱いを記録します。
［開催日・時間帯］の［範囲］を、［回答期限］まで仮押さえします。
期限までにご返信がない場合は仮押さえを解除します。正式な予約確定は［手順］後となります。
逆に仮押さえをしないなら、「今回のご案内ではお席の確保はしておりません」と伝えます。通常の空席問い合わせを、店側だけの判断で仮予約として扱わないことも大切です。
最後に作るのは、メール履歴ではなく1枚の確定メモ
やり取りが増えたら、最後に確定内容を1枚にまとめます。厨房は料理数と開始時刻、ホールは席配置と入退店、会計担当は金額と支払い方法を確認できる形にします。
幹事の携帯だけで止まっている人数変更がないか、最終確認時に聞いておくと引き継ぎがしやすくなります。予約受付の完了と、当日の段取りの完了は分けて考えましょう。