以下は、お客様ではなく飲食店側から送る文例です。
キャンセル料がかからない場合
［お名前］様
ご連絡ありがとうございます。
［月日・時刻］、［人数］名様のご予約をキャンセルいたしました。キャンセル料はかかりません。またの機会にご利用いただけましたら幸いです。
［店名］
メールなら件名を「【キャンセル受付完了】［月日］のご予約／［店名］」にします。DMでも、日付と人数は省かない方が確実です。
体調不良の連絡への返信
［お名前］様
ご連絡ありがとうございます。
［月日・時刻］、［人数］名様のご予約をキャンセルいたしました。
どうぞお大事になさってください。［料金の扱いが確定していれば、その内容を記載］
［店名］
体調を気遣う一文と、料金の案内は分けます。「どうぞお気になさらず」とだけ送ると、料金も不要になったという意味に読まれることがあります。
料理の準備状況を説明する必要があっても、最初の返信に長く書く必要はありません。個別の事情を確かめる場合も、扱いの判断に必要な範囲にとどめます。
キャンセル料を確認してから案内する場合
［お名前］様
［月日・時刻］、［人数］名様のご予約のキャンセルを受け付けました。
キャンセル料については、ご予約時にご案内した条件と今回のご連絡内容を確認し、［月日・時刻］までに改めてお知らせいたします。
［店名］
料金が未確定なのに「キャンセル手続きが終わるまで予約を残しておく」と、席や料理の準備まで止められなくなります。予約の取り消しと、料金に関する対応は別々に管理しましょう。
請求内容を確認できた場合は、次のように追記します。
ご予約時の［条件名・該当する期限］に基づくキャンセル料は［金額］円です。
内訳：［対象料金］×［対象人数］×［料率］
お支払い方法・期限：［案内］
内容にご不明な点がありましたら、このメールへご返信ください。
この文例は、料金の根拠と適用条件を確認できている場合に限って使います。規約を掲示しているだけで、すべての請求が認められるわけではありません。具体的な料金設定は、消費者契約法などに照らした確認が必要です。消費者庁・消費者契約法第9条の解説
「1名キャンセル」は全体の取り消しと区別する
ご連絡ありがとうございます。
［月日・時刻］のご予約を、［変更前］名様から［変更後］名様へ変更いたしました。
残りの［変更後］名様のご予約は、そのまま承っております。
［減員分の料金の扱い］
貸切では、1名減っても貸切自体は続きます。お店を全部取り消す連絡なのか、一部の参加者が来られなくなったのかを先に確認してください。
タパス神戸の案内でも、貸切全体のキャンセルと人数変更は別項目になっています。返信でも同じように分ければ、どこまで変更したのかが明確です。タパス神戸・貸切Q&A
返信を送る前に、店側で終わらせること
- 対象の日付・予約名・人数が一致しているか確認する。
- 台帳にキャンセルまたは変更を反映し、受付日時を残す。
- 厨房など、すでに準備を依頼した相手にも伝える。
- 料金の確認が残る場合は、担当者と返信期限を記録する。
最後の「またお待ちしています」は一文で十分です。日程の取り直しを急いで勧めるより、今回の取り消しが済んだと分かる返信を先に送りましょう。