予約受付では、すべての人に長い質問をする必要はありません。毎回聞く項目と、その予約で必要な追加確認を分けておくと使いやすくなります。
まず押さえる基本の確認項目
| 項目 | 記録する内容 | 聞き方の例 |
|---|---|---|
| 来店日時 | 年月日・時刻 | 「［月日］の［時刻］ですね」 |
| 予約名 | 呼び出せる名前・読み方 | 「ご予約のお名前をお願いします」 |
| 来店人数 | 大人・子どもを含む総人数 | 「お子様を含めて何名様ですか」 |
| 連絡先 | 当日つながる番号、メールを使うならアドレス | 「当日ご連絡できる番号をお願いします」 |
| 予約内容 | 席のみか、コースか | 「お席のみですか。コースのご希望はありますか」 |
| 店からの条件 | 利用時間・料金・変更連絡など必要な条件 | 「お席は［終了時刻］までのご案内です」 |
必要な確認が済んだら、最後に日付・時刻・人数・予約内容をまとめて読み返します。聞き取りの途中で決まった内容が、最初のメモと違っていることもあるためです。
子ども連れは「来店人数・席・料理」を分ける
子どもを一律に人数から除く、または大人と同じ料理数に数える、といった扱いをせず、必要な準備を確かめます。
お子様は何歳でしょうか。お席とお食事のご希望も教えてください。
ベビーカーをご利用の場合は、席の配置を確認しますのでお知らせください。
たとえば、確認後の店内メモは次のように残せます。これは説明用の記録例です。
来店：大人4名＋子ども2名（5歳・1歳）＝計6名
席：大人用4席＋子ども椅子1脚＋ベビーカー1台分の場所
料理：大人コース4食＋子ども料理1食。1歳のお子様は料理注文なしで了承済み
確認：ベビーカーを置ける配置を店側で確認済み
「6名」と「コース6食」が混同されない記録にするのがポイントです。子ども椅子やベビーカーのスペースは、希望を聞いた時点で確保を約束せず、実際の配置を確認します。
Restaurant RiReの予約フォームは、大人と子どもの人数を分けており、小さな子ども連れの場合は席について電話確認を案内しています。人数欄だけでは扱いきれない条件を、別に確認する実例です。Restaurant RiReの予約フォーム・案内
希望を聞いたことと、対応を約束したことは別
窓側の席、メッセージプレート、持ち込み、食材への要望。予約メモに書いてあるだけでは、お客様は「お願いできた」、担当者は「これから確認する」と認識が分かれることがあります。
未確認のものには、必ず状態を付けます。
窓側希望：未確約。席の配置を確認し、［月日］までに返答。
プレート：対応可。表記は［文字列］、追加料金［税込金額］で了承済み。
アレルギーなど食事の安全に関わる申し出は、受付担当だけで対応可と判断せず、調理担当へ確認する扱いにします。確認事項を書き取っただけで、安全な提供を保証したことにしないようにしてください。
来店時刻と食事開始が違う予約もある
「18時から」で受けた団体予約でも、幹事が18時に着いて、参加者は18時半にそろう予定かもしれません。通常予約で毎回聞く必要はありませんが、会合や貸切なら次の2点を追加します。
皆様のご来店は［時刻］、お食事の開始は［時刻］でよろしいでしょうか。
ご利用の終了時刻は［時刻］です。
厨房への指示には料理を出す時刻を、ホールの予定には入店から退店までを残します。
予約メモは、別のスタッフが読んで動ける形にする
「いつもの」「子どもあり」「対応お願い」だけでは、受付担当が休みの日に判断できません。全履歴を長く残すより、現在の確定内容と、確認待ちの項目を分けて見せましょう。
REASY予約のフォームでは、日時・人数・連絡先・コースに加えて備考を受け取れます。ただし、大人と子どもの内訳や料理数が自動で別集計される前提にはせず、必要な情報は備考や個別確認で補います。