「ご連絡ありがとうございます。承りました」だけでは、問い合わせを受け取ったのか、席を用意したのかが分かりません。確定・確認待ち・変更後の3つを分けると、文面も短くできます。
以下は店舗から送る文例です。［ ］を自店の内容に置き換えて使ってください。
そのまま使える、予約確定メール
件名：【予約確定】［月日・時刻］［人数］名様／［店名］
［お名前］様
ご予約ありがとうございます。下記の内容でお席をご用意いたします。
・日時：［年・月・日］［時刻］から
・人数：［人数］名様
・ご予約内容：［席のみ／コース名］
・料金：［コースの場合は1名あたりの税込料金、飲み物の扱い］内容に相違がなければ、ご返信は不要です。
変更・キャンセルは［連絡先・受付時間］へご連絡ください。当日のご連絡は［電話番号］で承ります。ご来店をお待ちしております。
［店名］
席のみの予約なら、料金欄は削除して構いません。席の利用時間が決まっている場合は、来店時刻の隣に終了時刻も記載します。事前に伝えていない条件を、確定メールで初めて追加しないようにしましょう。
店の確認が必要な場合は「まだ確定していない」と書く
件名：【確認中・予約未確定】［月日］のご予約について／［店名］
［お名前］様
ご予約のお申し込みを受け付けました。現時点では、まだ予約は確定しておりません。
ご希望：［月日・時刻］／［人数］名様／［ご希望内容］
［確認が必要な内容］を確認し、［月日・時刻］までにご連絡いたします。
期限を過ぎても連絡がない場合は、再度お申し込みいただく前に［連絡先］へお問い合わせください。［店名］
これは店が確認してから受ける運用の文例です。送信と同時に確定する予約フォームに、この文面をそのまま使うと逆に混乱します。
実際にRestaurant RiReは、店の返信で予約が確定すること、返事がない場合の問い合わせ方法、直前予約の連絡手段を分けて案内しています。自店でも「いつ確定するか」と「返事がないときどうするか」をセットにしておくと、確認先が明確になります。Restaurant RiReの予約案内
人数変更の返信は、変更後の予約内容まで残す
件名：【人数変更完了】［月日・時刻］のご予約／［店名］
［お名前］様
ご連絡ありがとうございます。人数を［変更前］名様から［変更後］名様へ変更しました。
変更後のご予約：［月日・時刻］／［変更後］名様／［コース名または席のみ］
［料金への影響がある場合は、事前の条件に沿って具体的に記載］内容に相違がなければ、ご返信は不要です。
［店名］
「1名減で承知しました」だけにせず、最終人数を書きます。複数回変更された予約でも、最後のメールだけで人数を確認できるためです。
店側では台帳や厨房への連絡も更新してから、変更完了の返信を送ります。まだ受けられるか確認中なら「変更しました」とは書きません。
短いメールでも省かない3点
- 日時と人数：「明日」「いつもの時間」ではなく、具体的な日付と時刻を残す。
- 返信の要否：確認だけなら返信不要、回答が必要なら質問を明記する。
- 変更の連絡先：返信先が受信できないアドレスなら、別の連絡先を記載する。
駐車場やコースの説明を全部詰め込む必要はありません。その予約に関係する注意だけ加えます。
また、「メールが届かなければご連絡ください」という案内は、メールの中だけでは届かない人に伝わりません。予約フォームの送信完了画面や予約案内にも置いておきましょう。
まずは3種類を保存しておく
確定、確認待ち、変更完了。この3つの文例があれば、毎回一から文章を考える必要はありません。丁寧な言い回しを増やすより、お客様と店が同じ予約内容を見ている状態をつくることが先です。
REASY予約には、顧客への予約確認メールとメール文面の設定機能があります。設定後は自分でテスト予約し、実際に届く内容と、変更連絡の行き先まで確認してください。