小規模な飲食店がネット予約を導入するときは、 「どのシステムを使うか」より先に「どこまでネットで受けるか」を決めることが大切です。
通常の少人数予約だけネットへ移し、大人数、貸切、細かな相談が必要な予約は電話に残す。 最初からすべてをネット化しなくても、営業中の電話やDMを減らす効果は十分狙えます。
ネット予約を入れる前に、店側の受付ルールを決める
ネット予約を検討すると、料金、予約台帳、Google連携、顧客管理など、どうしても機能比較から入りがちです。 ただ、実際の営業で困りやすいのは、機能不足より受付条件が曖昧なまま予約ページを公開してしまうことです。
たとえば、普段は6名以上の予約なら席の組み方を見てから返事をしている店が、 ネットでは8名まで即時に受け付ける設定にしてしまえば、あとで店側が困ります。 ランチの仕込みが始まってから当日予約が入るのが厳しい店なら、当日受付をONにする必要もありません。
ネット予約は「できるだけ多く受ける」設定にするものではなく、 人が確認しなくても、そのまま受けて困らない予約だけを開ける方が運用しやすくなります。
開業前なら、予約受付の方法をオープン前に決めておく
これから飲食店を開業する場合は、ネット予約を後から追加するより、 オープン前に「どこで予約を受けるか」を決めておくと運用が楽になります。
電話、InstagramのDM、グルメサイト、自店のWeb予約など、 予約の入口を増やすこと自体は難しくありません。 ただ、入口が増えるほど、営業中に確認する場所も増えていきます。
開業準備の段階で、 「通常予約はネット」「大人数や貸切は電話」のように受付方法を決めておけば、 オープン後に予約導線を作り直す必要が減ります。 GoogleビジネスプロフィールやInstagramで店を告知するときも、 最初から同じ予約先へ案内できます。
開業前に決めるのは、予約システムそのものより「予約の入口」です。
まず受付方法と運用ルールを決め、その条件に合う予約フォームや予約システムを選ぶ方が、 実際の営業に合わない仕組みを入れてしまう失敗を避けやすくなります。
1. どの予約をネットで受けるか
最初に決めたいのは、予約方法そのものではなく受付範囲です。
2〜4名程度の通常予約なら、日時、人数、連絡先、コースなどが分かれば受けられる店は多いでしょう。 一方で、貸切、団体、記念日の特別対応、アレルギーについて事前相談が必要な予約などは、 一度会話してから確定したい場合があります。
たとえば、こんな分け方
- 1〜4名の通常予約：ネット予約
- 5名以上：電話で相談
- 貸切：電話または問い合わせ
- 特殊な要望がある場合：備考欄に記入、内容によって店から連絡
人数の境目は店によって違います。 大事なのは「ネット予約なら何名まで受けても、その場で席を押さえて問題ないか」です。
2. 何日前まで・当日も受けるか
ネット予約は24時間申し込めるのが便利ですが、店側まで24時間対応する必要はありません。
当日の予約を受けると、仕込み量やスタッフ配置に影響する店があります。 反対に、席だけ確保できれば当日でも問題ない店もあります。
「ネット予約だから当日も受けた方が親切」と考えるより、 営業中に新しい予約が入っても確実に確認できるかで決めた方が現実的です。
- 営業中でも予約通知を確認できる
- 当日の食材や仕込みに無理が出ない
- 予約が入ったことをホールと厨房で共有できる
- 閉店後や定休日に入った予約も、次の営業前に確認できる
ここに不安があるなら、まずは翌日以降の予約だけ受ける方が安全です。
3. ネットで受ける人数の上限を決める
店の最大席数と、ネット予約で一度に受けてよい人数は同じとは限りません。
20席ある店でも、6名予約ならテーブルをつなぐ必要があるかもしれません。 8名なら料理提供のタイミングやコース内容を確認してから受けたい場合もあります。
そのため、ネット予約の上限人数は「物理的に入れる最大人数」ではなく、 事前確認なしで確定しても困らない最大人数にします。
席が20席あるから、ネット予約も20名まで受ける、ではありません。
小さな店ほど、席数よりもテーブルの組み合わせ、厨房の処理量、スタッフ数で上限が決まることがあります。
4. 予約できる時間を細かく開けすぎない
ネット予約では、15分・30分・60分など一定間隔で予約時刻を出すサービスがあります。 選択肢を増やせば便利に見えますが、営業側では細かすぎる時間設定が負担になることがあります。
たとえば18:00、18:15、18:30、18:45とすべて開けても、 厨房では18時台に来店が集中すれば同じことです。 逆に18:00と19:00のように大きく分けた方が料理提供を組み立てやすい店もあります。
自店の回転時間、コースの開始時間、厨房の処理量を見ながら、 実際に受けやすい時間だけ出す方が運用は安定します。
「1予約の人数上限」と「その時間帯に店全体で受けられる人数」は別です。 予約システムによっては、テーブルや席在庫まで自動で管理しないものもあります。 同じ時間に複数の予約が入った場合の制御方法は、導入前に確認しておきましょう。
5. 電話・DM・グルメサイトの予約とどう合わせるか
小規模店でネット予約を始めたとき、実際に起きやすいのが予約経路が一つ増えるだけという状態です。
電話予約は紙の台帳、InstagramのDMはスマートフォン、グルメサイトは管理画面、 自店のネット予約は別の管理画面となれば、受付は便利になっても店側の確認場所は増えます。
すべてを一元管理できるシステムを使う方法もありますが、予約数が少ない店ではそこまで必要ない場合もあります。 その場合は、少なくとも最終的にどこを見れば今日の予約が全部分かるのかを決めておきます。
シンプルに併用するなら
たとえば「最終的な予約確認は今までの紙台帳」と決め、ネット予約が入ったら紙へ反映する方法もあります。 多少の転記は残りますが、営業中の電話対応を減らすことが目的なら、それでも十分効果が出る店はあります。
ただし予約件数が増え、電話・ネット・外部サイトの空席調整が追いつかなくなったら、 その時点で予約台帳や一元管理システムを検討した方がいいでしょう。
紙・Excel・予約台帳システムの違いは、 飲食店の予約台帳とは？ で詳しく整理しています。
6. 変更・キャンセルをどこで受けるか決める
予約を取るところだけネット化しても、予約後の変更やキャンセルは必ず発生します。
お客様自身がWeb上で変更・キャンセルできるサービスもあれば、 店への電話やメールで連絡してもらう仕組みもあります。 どちらが良いというより、予約後に何をすればいいかがお客様に分かることが重要です。
キャンセル料を設けている店なら、予約確定後ではなく、予約する前に内容を確認できるようにしておきます。 無断キャンセル対策として厳しい文章を書くより、何日前から何％なのか、当日はどうなるのかを具体的にした方が伝わります。
ルールの決め方や掲載例は、 飲食店のキャンセルポリシーの作り方・例文 で整理しています。
7. 公開する前に、自分で一度予約する
設定が終わったら、予約URLをGoogleやInstagramへ貼る前に、必ずお客様と同じ画面から一度予約してみます。
- スマートフォンで入力しにくい項目がないか
- 希望する日時が正しく選べるか
- 休業日が予約できる状態になっていないか
- 予約確認メールが届くか
- 店側にも予約通知が届くか
- 管理画面や台帳で予約内容を確認できるか
- 変更・キャンセル時の連絡方法が分かるか
店側の管理画面だけ見ていると、お客様がどこで迷うかは分かりません。 一度自分で予約すると、設定漏れや分かりにくい表現をかなり見つけられます。
最初からすべての予約をネットへ移さなくていい
ネット予約を導入すると、「電話予約をなくさなければ意味がない」と考える必要はありません。
まずは平日の通常予約だけ、少人数だけ、翌日以降だけ、と範囲を絞って始める。 実際に数件受けてみて、問題がなければ受付時間や人数を広げる方が安全です。
逆に、数件受けただけで転記や空席調整が面倒になるなら、 その店にはもっと管理機能の強い予約システムが必要なのかもしれません。
ネット予約導入の目的は「ネット予約を導入すること」ではありません。
営業中の電話を減らしたい、営業時間外の予約を逃したくない、予約内容の聞き間違いを減らしたい。 自店の困りごとが一つでも減る設定にすることが大切です。
REASY予約でネット予約を始める場合
REASY予約は、小規模飲食店が自店専用のWeb予約フォームを持つためのシンプルな予約サービスです。
店舗側で予約時間帯、15・30・60分の時間単位、1予約あたりの最大人数、 当日・翌日の受付可否、予約不可日、コース、キャンセルポリシーなどを設定できます。 予約が確定すると、店舗への通知メールとお客様への予約確認メールを送ります。
一方で、電話予約や他社予約サイトを自動で取り込んだり、 テーブル単位の配席や複数経路の予約在庫を一元管理したりすることを中心にしたサービスではありません。
そのため、すべての予約管理を置き換えたい店よりも、 今の運用を大きく変えず、まず通常予約の一部をネットで受けたい店に向いています。
予約フォームを実際に用意する方法は 飲食店の予約フォームの作り方、 電話とネットの役割分担は 電話予約とネット予約、どう使い分ける？ で詳しく紹介しています。